Parlem molt de la tecnologia aplicada a la ciutat, però no podem oblidar que la tecnologia també serveix a nivell intern de qualsevol organització, i en aquest cas Ajuntament, per dur a terme un augment de productivitat, d’eficiència lligada als llocs de treball i a vegades també d’estalvi. L’Ajuntament de Terrassa, que compta amb prop de 1.800 treballadors, ja fa temps que ha iniciat un programa de modernització tecnològica i de cultura organitzativa interna que ja hem anat seguint a través del portal. Avui parlem amb Albert Marín per conèixer amb detall una de les darreres accions que estan implantant a nivell de sistemes d’impressió municipal a través de Control Sistemes (Sistemes d’Organització, S.A.).
-De quina situació prèvia partien?
El nostre principal problema a nivell de sistemes d’impressió era l’heterogeneïtat de les impressores que ens provocaven veritables problemes als PC ja que havien de tenir els drivers de totes les impressores.
A més les cues d’impressió eren molt nombroses i la gestió de les mateixes: altes, baixes, permisos, etc.. generava molta feina improductiva al centre d’atenció a l’usuari.
Així que després de fer un inventari i una mini auditoria ens vam proposar dos objectius:
• Relacionar la documentació impresa amb les persones i els serveis. Augmentant la confidencialitat i el control en la gestió documental.
• Descentralitzar la gestió diària de la tecnologia de la organització amb mecanismes de control i seguiment.
• Millorar l’impacte mediambiental de la impressió.
Per millorar tot això vam decidir treure un concurs demanant que no es facturés per màquina sinó per servei a la persona. Creiem que és important que el pagament estigui vinculat a l’usuari i per tant repartit pels diferents centres de cost i que hi pugui haver un acurat control dels costos d’impressió.
Així mateix, vàrem demanar com a millora (que al final hem obtingut) la incorporació d’algun sistema de reducció de la quantitat de tòner necessària per imprimir, sense disminuir la qualitat.
-Ens podria explicar en què consisteix aquest nou sistema?
Per fer-ho entenedor qualsevol persona de l’Ajuntament i de les empreses municipals dependents s’imprimeix sobre una única cua. No cal que triïn impressora, només fan click a imprimir i qualsevol ordre va a una impressora centralitzada.
En aquell mateix moment no surt cap paper per les impressores. La persona quan ho desitja pot aixecar-se i anar a la impressora que vulgui de la casa i amb una targeta RFID (la mateixa del control d’accés) accedeix a la impressora amb el seu codi personal. D’aquesta manera veu només la llista de treballs que té pendents d’imprimir i selecciona per imprimir els que vulgui o esborra aquells que no li convinguin (perquè moltes vegades enviem a imprimir documents que acte seguit els modifiquem i tornem a imprimir). Un sistema semblant s’executa per realitzar fotocòpies o enviar documentació escanejada, l’usuari primer s’identifica amb la targeta i a continuació realitza la funció que desitja: impressió, fotocòpia o escaneig de documentació, que va a parar a la seva bústia de correu electrònic. Un procés ràpid i segur, que elimina la necessitat d’utilitzar codis o paraules de pas, que s’acaben oblidant o coneixent per tota la organització. La seguretat està integrada amb la seguretat d’accés als sistemes informàtics. Si un usuari es deixa la targeta, sempre pot introduir el nom d’usuari i la contrasenya que utilitza per identificar-se al seu lloc de treball.
A més, els treballs que es deixin en cua d’impressió, s’esborraran després d’un temps de seguretat.
-Això deu suposar un estalvi...
Més del què ens pensem. Des de Setembre que vam implantar el sistema amb aquest simple fet de esborrar el que no és necessari imprimir hem estalviat 2.330 € només en cost d’impressió, sense tenir en compte el cost del paper (més de 100.000 fulls).
Però no només és econòmic l’estalvi... de fet amb aquest nou sistema el cost del manteniment, tòner, etc... està vinculat al cost de cadascuna de les impressions, per tant si imprimim menys paguem menys per aquest servei i a l’hora reduïm l’impacte ecològic de la impressió (emissions de CO2 equivalents, etc.). El nou sistema ens permet fins i tot informar a l’usuari d’aquest impacte.
-Aquest sistema també garanteix major confidencialitat?
Evidentment. No hi ha papers impresos a les safates de les impressores que la gent encara no ha recollit i que a vegades poden ser més o menys confidencials. Evitem que algú s’emporti els papers d’un altre sense voler, etc.
- Quin és el tipus de control de pot portar cada centre de cost?
Per exemple el número de pàgines impreses i fotocopiades per usuari o grup, informació dels fitxer enviats a imprimir, impressions realitzades a un dispositiu concret, informe de costos d’impressió agrupat per usuari, etc.
El sistema també permet definir unes quotes informatives d’impressió (i fins i tot si es desitgés restrictives) o altres regles com ara impressions a blanc i negre, per tal de facilitar la gestió eficient i econòmica de la impressió municipal.
-Els equips heterogenis que ens comentava abans es deuen haver substituït per nous models
Aquest projecte ha suposat l’arrendament inicial d’uns 170 equips d’HP per més de 60 equipaments municipals, unificats en pocs models i efectivament tenen una tecnologia més moderna.
El sistema incorpora una plataforma de test on es podran avaluar els nous models que anem incorporant al llarg de la vida del contracte. Una vegada testejats, s’incorporaran a la plataforma en producció amb totes les garanties tècniques de funcionament.
-Tenen tots els equips sota un contracte de manteniment i servei?
Aquest és un dels punts importants perquè ens allibera al departament de IT d’intervenir en la gestió i resolució d’incidències de baix nivell i tampoc necessitem que siguin els mateixos usuaris que facin les lectures de comptadors i avisin de la necessitat de consumibles. A més evitem tenir estocs a la casa de consumibles ja que hi ha una gestió remota i automàtica dels equips i també hi ha una gestió dels consumibles usats sota un procediment controlat de reciclatge.
-Com ho han acollit els usuaris de l’Ajuntament?
Vàrem fer una enquesta de satisfacció i les consideracions que se’n deriven són les següents:
Un 57% consideren que el sistema funciona bé. 43% consideren que no funciona correctament, és un número molt alt, però cal tenir en compte que d’aquests 43%, gairebé la meitat consideren que no funciona bé per lentitud. Les impressions no són més lentes, simplement ara es percep la totalitat del temps d’impressió, doncs els procés no comença fins que l’usuari no allibera els treballs davant de l’equip.
On si hem de fer quelcom és amb l’altre meitat que han considerat que el sistema no funciona correctament perquè falla. Com tenim d’on provenen les respostes, estem fent un anàlisi especial de les incidències que s’han produït en aquestes impressores.
Un 69% donen una resposta neutra o bona sobre la valoració del servei. Penso que tenint en compte les queixes de lentitud la valoració final és prou bona, sense donar peu a triomfalismes.
-En definitiva veiem que es tracta de quelcom més que de posar en funcionament una sèrie de màquines més o menys eficients
La realitat és que estem canviant la forma de treballar de la organització. Un petit detall, des de que vàrem iniciar el procés molts companys estan incorporant l’hàbit de portar penjada al coll la tarja, fins al punt que recursos humans ha encarregat cintes per repartir a qui les vulgui utilitzar.
Entenem que no només cal fer projectes de abarateixin els costos, que ha estat el cas (un 50% del cost mitjà de lloguer i un 42% del cost del preu per còpia), sinó que hem d’incorporar una nova forma de generar documentació impresa, més segura, més justa en el repartiment de les despeses i més ecològica, doncs s’imprimeix només el necessari i amb sistemes que redueixen el tòner i fan pedagogia de la empremta ecològica del procés.