La gestió intel·ligent de la impressió és una peça clau en els departaments d’IT dels ajuntaments. Avui parlem amb David Quevedo, Director Comercial de Control Grup, perquè ens expliqui la seva experiència a nivell d’ajuntaments del que seria una bona gestió d’impressió.
- Què s’entén per gestió d’impressió?
Primer de tot cal comentar que quan parlem de gestió d’impressió, es dona per entès o se’ns passa pel subconscient un document imprès i els processos que intervenen per la consecució del mateix, processos de gestió com: el de compra del paper, del consumible, del hardware d’impressió i del pc que executa l’ordre... Aquests paràmetres moltes vegades son els que s’analitzen i a través dels que s’intenten minimitzar els costos per tal de reduir despesa: comprar consumibles mes econòmics o reciclats, que la impressora sigui mes barata, posar paper mes econòmic... Aquestes accions recurrents no aconsegueixen la seva finalitat inicial, sinó precisament tot el contrari del que seria una bona gestió d’impressió, ja que provoquen incidències i alteracions del servei: el paper s’encalla més, impressores barates amb costos elevats, consumibles no originals que generen documents de baixa qualitat i provoquen avaries als equips... Diferents fets que fan que el departament d’IT hi hagi de dedicar grans recursos o que els usuaris estiguin insatisfets. Aquests punts no s’acostumen a tenir en compte a l’hora de comptabilitzar la despesa en la gestió del parc d’impressió, i per això aquesta és realment molt més alta del que inicialment es pensa.
A dia d’avui, destinar recursos interns a la gestió de compra, estoc, logística i manteniment dels equips d’impressió no té massa sentit i no aporta valor. A més, cal tenir en compte que sovint a l’administració pública els departaments d’IT son un coll de botella, i el temps excessiu que han de dedicar a la gestió d’impressió és temps que no poden dedicar a altres aspectes importants per l’organització.
El que a mi m’agrada explicar quan parlem d’una bona gestió de la impressió, és que el que realment pretenem no és sinó ajudar administració i usuaris a fer una bona gestió dels documents, i ensenyar-los quines eines posem a la seva disposició per assolir uns objectius de millora proposats.
- Per on es comença si la intenció es millorar aquesta gestió d’impressió?
Com en tot, el primer que cal és voler-ho fer. Ens trobem sovint amb que els departaments d’IT i compres, no es posen d’acord en qui ha de liderar aquests canvis, i en ocasions hi ha conflictes. Aquest fet també ens hi trobem a la empresa privada. Per tant, el primer pas es voler anar a un entorn on tot es més fàcil i controlat i confiar amb els proveïdors que estem especialitzats en aquests tipus de serveis. La clau es ser flexible i adaptable a cada organització. Nosaltres ens adaptem a les seves localitzacions, els seus horaris, les condicions d’entrega, el sistema de facturació... i en tot el que calgui perquè el canvi sigui satisfactori per tots.
- Com demostreu a les organitzacions interessades en fer aquest canvi, que fer el canvi els hi aporta valor?
Primer de tot, escoltem i intentem entendre com treballen, les seves peculiaritats, el perquè fan les coses d’una determinada manera... Cada casa és un món diferent.
Un cop veiem les coses com són i perquè passen, fem una foto real de la situació actual on analitzem els costos reals, en base als volums de treball mensual, valorant tant els costos directes com els indirectes.
A partir d’aquí, analitzem quines son les accions de millora que podem oferir per tal de que la gestió d’impressió o de documents , sigui molt més eficient, més econòmica, controlada i sostenible, i que l’usuari final tingui la percepció de que el sistema funciona i de que se li ha millorat l’entorn. Hem de proposar una nova infraestructura millorada per tots els actors implicats en el procés, usuaris, compres, logística, manteniments d’IT, gestió de residus...
Proposem un claus en mà on els costos inicials amb els proposats son comparats de manera igual, i es en aquesta comparativa dels escenaris actuals i proposats on es veu la potència de la feina feta i els processos de millora.
Quan em reuneixo amb els interlocutors, generalment els faig una sèrie de preguntes clau: “Sap el total de pagines que imprimeix al mes en tots els seus equips , i quin cost li suposen? Sap quantes pàgines de color fa sobre el total? Sap quins usuaris generen el cost d’aquesta partida econòmica? Té el control total?” Normalment les respostes sempre són no o un sí parcial... i es aquí on podem començar a treballar.
- Quins costos d’impressió es poden arribar a controlar?
Tots els costos d’impressió es poden controlar i quantificar. La pregunta bona seria, quins costos d’impressió es poden arribar a disminuir? I deixa’m respondre’t amb una altra pregunta: “Fins on estàs disposat a arribar?” Doncs allà es on es pot arribar.
- Què suposa per un Ajuntament que tingui un control de costos exhaustiu?
El control pràcticament total de la despesa.
Evidentment tant a l’administració com a l’empresa privada, per portar una bona gestió de les partides pressupostaries, han de tenir el control de què poden i no poden fer els usuaris. El fet de que tinguin carta blanca per prémer el botó d’enter i imprimir tot el què vulguin fa que la despesa sigui incontrolada.
Tenir un sistema de control de l’entorn d’impressió no vol dir que no es pugui imprimir sinó que el què fem es ajudar a l’administració a que s’imprimeixi el que realment és necessita, dins d’uns paràmetres de coherència i satisfacció pels usuaris.
- On han implementat aquest tipus de solucions?
Tenim varis casos de èxit, però potser els mes rellevants a la administració pública podríem parlar d’Ajuntament de Terrassa, La Fira de Barcelona, Diputació de Lleida, Ajuntament de Vic, Ajuntament del Prat de Llobregat...
- Quan tot està connectat apareixen les vulnerabilitats de possibles ciberatacs, tenen aquest tema sota control?
Tenim constància de que l’administració pública no són els més ben protegits del mercat, i atenent al tipus de dades amb que tracten, aquest és un concepte molt sensible. Cada cop es van coneixent més casos en que tercers han aprofitat vulnerabilitats de l’entorn d’impressió per tal d’obtenir informació confidencial de manera fraudulenta.
La nostra proposta tant des del punt de vista de hardware com de software, preveu aquest aspecte i li dona la importància que es mereix. Oferim solucions de software que no només gestionen els usuaris, sinó que estableixen metodologies d’impressió segura. Això també ho fem amb els dispositius d’impressió HP que proposem, ja que disposen d’una sèrie de sistemes de seguretat que fan que, a diferència de la majoria d’equips d’altres fabricants, siguin pràcticament invulnerables a ciberatacs.
- Un altre problema gran que es troben els ajuntaments és l’obsolescència, com experts en impressió quines serien les seves recomanacions per gestionar-la de la millor manera possible?
Evidentment, hi ha d’haver un “abans i un després”, nosaltres normalment proposem projectes de canvi de tots els equips a la vegada, i amb una durada de 4 o 5 anys. El que no es correcte es anar improvisant compres en funció de necessitats, ja que amb el temps, el fet d’anar tapant forats és l’inici de la mala gestió.
La gestió d’impressió perquè sigui eficient ha de ser total. És la manera de sempre estar a l’avantguarda, i de que quan el mercat disposi de nova tecnologia que aporti valor sobre l’actual, sigui fàcilment accessible renovant el contracte vigent.