Faura Casas va participar recentment a la 30a edició del Fòrum de l’Auditor/ 1a trobada virtual Professional, organitzada pel Col·legi de Censors Jurats de Comptes de Catalunya, sota el lema “Tornarem a trobar-nos”. Durant el Fòrum van tenir lloc diverses sessions plenàries i sessions tècniques de temes d’actualitat i Enrique de Fez, Gerent de Faura-Casas, va participar com a ponent en la sessió «Firmes d’auditoria i gestió de la pandèmia: Transformació digital, canvis i oportunitats». En aquesta entrevista esbrinarem les experiències i aprenentatges que la crisi de la COVID-19 ha fet replantejar a aquesta firma.
- Quin era el vostre punt de partida quan va esclatar la crisi? Quines eines tecnològiques han estat de major utilitat per aconseguir teletreball efectiu?
Durant els anys anteriors a l'esclat de la crisi sanitària havíem iniciat una revisió dels procediments d'organització i execució amb l'objectiu d'anar implantant gradualment una metodologia de treball no presencial. Per a això, s'havia dotat els equips dels mitjans materials necessaris i s'havia reforçat el suport de serveis informàtics per a donar resposta als problemes que puguin sorgir derivats de la implantació i execució. D'aquesta manera es pretenia optimitzar els costos horaris en desplaçament i facilitar la conciliació dels membres dels equips, alhora que es continuava mantenint els estàndards de qualitat dels serveis. En aquest sentit, en el punt de partida ja veníem combinant els treballs presencials i virtuals, havent implantat, entre d'altres, sistemes d'intercanvi de fitxers al núvol amb clients, així com possibilitant que la totalitat dels equips informàtics poguessin connectar-se en remot amb la xarxa i sistemes de la firma.
Addicionalment, en el cas que els aplicatius de les diferents entitats ho permetessin, havíem gestionat l'accés en remot als seus sistemes d'informació. Aquesta opció ens estava fent possible la consulta directa de les operacions registrades en els seus sistemes comptables, juntament amb l'accés a determinada documentació suport de les operacions, podent realitzar determinades proves d'auditoria reduint les demores en la gestió documental de les entitats auditades. Si bé , tal com s'ha detallat anteriorment, a l'inici de la fase de confinament comptàvem amb les eines per poder executar els treballs de forma no presencial, hi havia un aspecte que fins aquell moment ho estàvem utilitzant de forma marginal, les reunions virtuals venien sent una excepció. En aquest sentit, les diferents plataformes i aplicacions de videotrucades han estat una excel·lent eina tecnològica per aconseguir que el teletreball hagi estat efectiu durant aquest període. La seva utilització, de la qual tots hem passat a ser usuaris avançats, ha aconseguit mantenir el contacte amb els clients a l'igual de gestionar la coordinació dels diferents membres dels equips.
- Quant a l'organització de la feina i dels equips: Què s'està fent bé i quins aspectes considereu són susceptibles de millora?
Les notícies que ens arribaven els mesos previs a l'inici de la crisi sanitària, i especialment observant els efectes devastadors que s'estaven produint a Itàlia, feien pensar que la pandèmia ocasionada per la COVID-19 no era similar a altres situacions viscudes prèviament. Si bé intentem tenir establertes unes instruccions d'organització i execució dels treballs, aquestes han hagut d’anar-se adaptant, especialment sobre la base de l'experiència de les primeres setmanes. En termes generals, fent una visió crítica de com s'ha desenvolupat aquest període, es pot considerar que s'ha aconseguit gestionar de forma satisfactòria la nova situació. Han estat uns mesos on s'han unit a la crisi sanitària i de les incerteses econòmiques, les repercussions socials del confinament i en determinats casos, els efectes directes de la pandèmia. La combinació de tots aquests fets ha forçat a modificar, de forma accelerada, tant l'organització de la feina com dels equips. En aquest sentit, s'ha tingut especial sensibilitat amb les situacions particulars dels diferents col·laboradors, posant a la seva disposició la flexibilitat necessària per poder combinar i gestionar les activitats professionals amb la conciliació familiar i la gestió de les necessitats personals. D'altra banda, s'ha mostrat una actitud sensible amb les diferents situacions per les que estaven passant els clients (ERTO, baixes laborals, reduccions de jornada ...), dotant els equips de major autonomia per a modificar, suspendre i reprogramar els encàrrecs en funció de les disponibilitats i necessitats dels clients. Que es consideri que en termes generals la gestió hagi estat positiva, no vol dir que no hi hagi aspectes a millorar. La situació sobrevinguda ha comportat un esforç significatiu d'adaptació, però no hauríem de quedar-nos en aquest escenari.
L'enfocament dels treballs no hauria de ser simplement el d’aclimatar-se a la nova situació, com en general s'ha fet durant el període de confinament, sinó que s'hauria de tenir en compte ja des del moment inicial. Aquest replantejament global de revisar aspectes diversos com el disseny de proves i procediments que millorin l'eficàcia i l'eficiència, l'adaptació de les hores previstes o la comunicació amb la direcció i òrgans de govern. A nivell de gestió dels equips, realitzar una adequada planificació des del seu inici permetria evitar situacions i moments de saturació en agendes i projectes.
- Ensenyaments que deixa -i continuarà deixant-la crisi de la COVID-19: Quines oportunitats, si és el cas, heu detectat? Què plantegeu canviar / potenciar en el curt i mig termini?
Si bé formem part d'una societat acostumada als canvis en àmbits diversos, ja siguin tecnològics, polítics, socials o culturals, és previsible que la "nova normalitat" a la qual contínuament s'està fent referència modifiqui de forma considerable les formes d'actuar que teníem fins ara. La pandèmia ha generat a nivell mundial un elevat grau d'incertesa que, si bé és de difícil avaluació a dia d'avui, segur que farà modificar les interaccions i relacions a les activitats econòmiques. La capacitat d'adaptació a una nova situació que hem demostrat, inimaginable tan sols fa uns mesos, genera, d'altra banda, diferents oportunitats de negoci. Una d'ella ha estat confirmar que la qualitat en la prestació de serveis es pot seguir mantenint sense ser necessàriament presencials, fet que hem d'aprofitar per fer canvis estructurals. Aquestes experiències poden posar-se a disposició dels clients i acompanyar-los igualment en el procés d'adaptació a entorns d'organització virtuals o semipresencials. A nivell intern, en un entorn econòmic on els efectes de la crisi sanitària tindran un impacte considerable, optimitzar temps de resposta i de desplaçaments facilitarà reduir costos i ser més competitius en el mercat. De la mateixa manera, la gran varietat d'eines virtuals fa possible l'accés a la formació dels diferents professionals en format més flexibles i adaptats a les necessitats i disponibilitats particulars, facilitant el desenvolupament de la carrera professional dins de les signatures. A curt i mig termini, considerem que hem de continuar el camí iniciat abans de l'inici de la crisi sanitària, apostant per continuar potenciant els treballs no presencials.
Font: Quaderns Tècnics Col·legi de Censors Jurats de Comptes de Catalunya