2018 és l'any de la transformació definitiva de les nostres administracions. Sí o sí, la llei els obliga a canviar, a passar del paper al bit. Els documents seran abans de final d'any obligatòriament electrònics i els arxius de paper s'han de començar a digitalitzar i a centralitzar.
Per molt increïble que sembli, aquest és l'objectiu de les administracions més avançades i innovadores. Aquelles que van portant la davantera en oferir més i millors serveis i per més canals, més efectius i eficients, als seus ciutadans. Des de la Llei 11/2007 i després d'una dècada de difícil adaptació i d'uns anys de grans carències pressupostàries, la revolució digital està trucant a les portes. Les tecnologies han avançat i han obert moltes possibilitats en sistemes i infraestructures tecnològiques, en comunicació, en digitalització, interoperabilitat, seguretat, identificació i processos.
Serà a Leganés, al seu Centre Cívic Cultural José Saramago, els dies 24 i 25 de gener, la seu de la major trobada en molts anys dels responsables de donar aquest pas. Arxivers, gestors, tècnics, jurídics i responsables polítics de tots els nivells de les administracions posaran en valor els seus millors experiències i a proposar noves solucions al repte plantejat.
El que cal saber avui, serà la matèria d'exposició i debat:
• En primer lloc cal entendre i assumir les obligacions que imposen les normes de procediment administratiu (Lleis 39 i 49, 2015) i com aconseguir dur-les a la pràctica.
• El document adquireix una nova dimensió i la dada i la metadada són el valor essencial.
• La gestió d'aquestes dades cada vegada més àgil i productiva marcarà la diferència amb l'administració del segle XX. Ja comencem a comptar amb procediments completament electrònics i aviat l'experiència del seu ús ens permetrà avançar i aprendre dels propis processos en favor d'una administració automatitzada i eficient.
• La interoperabilitat serà la norma i l'ús de plataformes comuns per a les administracions es multiplicarà.
• La seguretat, la custòdia i la protecció de la dada serà el repte.
• La identitat digital, la biometria, la predicció en base a les dades, la connexió de les coses ... transformaran la forma de relacionar-nos amb l'administració.
• L'arxiu com un element transversal, present des de les primeres fases en lloc de tenir caràcter finalista, i la gestió de documents com a suport de l'estratègia institucional.
I tot el procés des de la dada del document, la seva gestió documental i la seva vida en l'expedient fins a l'arxiu definitiu, amb múltiples i nous formats digitals, obriran l'administració a la transparència, l'accés a la dada, a la seva preservació, anàlisi i aprofitament amb l'objectiu d'aconseguir un servei millor per crear la nova administració.
Un esforç per reunir en un fòrum als millors experts en dur a terme aquesta transformació i en convocar els actors implicats, és el que estan fent l'Ajuntament de Leganés i el Club d'Innovació, amb el suport de la Federació Espanyola de Municipis i províncies, el Consell de Transparència i Bon Govern, el Ministeri d'Educació, Cultura i esport i altres institucions. La participació de les associacions professionals serà important per a l'avanç en aquest canvi i les empreses que fan possible aquesta trobada seguiran donant suport a les administracions a aconseguir majors quotes de qualitat i serveis.
Aquest I cnADe compta amb el suport del Ministeri d'Educació Cultura i Esport, es la Federació Espanyola de Municipis i Províncies, del Consell de Transparències i Bon Govern, i la col·laboració de l'Institut Nacional d'Administración Pública -INAP- del Ministeri d'Hisenda i Funció Pública, del Consell General de Col•legis de Secretaris Interventors i Tresorers d'Administració Local - COSITAL, l'Associació d'Arxivers de Castella i Lleó (ACAL), l'Associació d'Arxivers Espanyols a la funció pública (AEFP), la Federació Espanyola d'Associacions d'Arxivers , Bibliotecaris, Arqueòlegs, Museòlegs i Documentalistes (ANABAD), Associació d'Arxivers de Canàries (ASARCA), Arxivers sense Fronteres (ASF), Associació d'Arxivers d'Extremadura, Associació d'Arxivers del Principat d'Astúries (AAPA), Associació d'Arxivers i Gestors de Documents Valencians (AAV) i BAMAD Galícia.
L'ambiciós congrés es fa possible pel suport de les empreses que estan liderant la transformació de la gestió documental i els arxius en les nostres administracions. esPublico, Aytos BergerLevrault, T-Systems, 4TIC. Audifilm, brother, Còdex, eCiticlyc, IECISA, Ingenia, Kodak Alaris, Odiló i Vidsigner.
La informació del "I Congrés Nacional d'Arxiu i Document Electrònic" - cnADe, està disponible a la pàgina web www.cnade.es