L’externalització dels serveis d’impressió cada vegada és més present entre els Ajuntaments, un bon exemple n’és l’Ajuntament de Terrassa que ha aconseguit reduir els seus costos d’impressió notablement des de la introducció dels serveis gestionats d’impressió facilitats per Control Group.
Aquesta externalització, com defineix el director comercial de Control Group, David Quevedo, “consisteix en un conjunt de serveis que permeten aportar valor a la gestió interna de la impressió, aconseguint que els processos siguin més productius i, alhora reduint, controlant i optimitzant els costos totals, i en molts casos, sense necessitat d'invertir en nou hardware”. L’objectiu és ajudar a les organitzacions a tenir el control de la despesa i poder prendre les decisions correctes a través d’una informació fiable reduint al mateix temps el seu impacte mediambiental.
Entre els beneficis més destacats que ofereixen aquest tipus de serveis destaquen:
L’assessorament: La primera actuació que es realitza és una auditoria per poder quantificar exactament quins són els costos d’impressió i poder realitzar les aportacions pertinents per millorar en el procés de la gestió dels documents.
Posteriorment s’ofereix una solució adequada a l’anàlisi de costos per poder corregir i millorar la situació actual i corregir les possibles desviacions que puguin sorgir en un futur.
La gestió mediambiental: Per tal de millorar l’impacte mediambiental de l’organització s’introdueixen les següents millores:
• Software per la reducció de consumible i estalvi energètic.
• Sistema de traçabilitat per evitar els documents que no són recollits.
• Un servei de recollida de consumibles per tal de reciclar-los segons la normativa ISO 14001.
• La retirada i reciclatge dels equips obsolets seguint la normativa ISO 14001.
• Equips d’impressió amb un consum energètic reduït.
La gestió de dispositius: La monitorització de tots els equips del parc permet realitzar una anàlisi exhaustiva dels volums d'impressió per equip, gestionar els aprovisionaments de consumibles i tenir un manteniment preventiu dels equips.
La gestió d'usuaris: Permet disposar d’un sistema de control d’impressió per usuari, d’aquesta manera es poden introduir regles d'impressió per limitar-ne l’ús o disposar d'informació de l’estat de la impressió.
La seguretat: Ús de disc durs encriptats per tal d’evitar-ne fuites d’informació, recuperació del document a través del sistema “pull print” que garanteix la impressió segura, control total del dispositiu mitjançant codi PIN o tarja de proximitat per evitar-ne l’accés a usuaris no autoritzats.
El servei tècnic: Centralitzar en un únic servei tècnic tot el parc d’impressió, agilitzant la solució d’avaries i oferint un millor servei als usuaris.
Els processos documentals: Aquests tipus de solucions permeten automatitzar procediments de gestió dels documents escanejats i n’optimitzen l’organització, de manera que la recerca d'informació és ràpida, senzilla, econòmica i sense utilitzar paper.
Els equips flexibles: Possibilitat de disposar d’equips addicionals per ocasions especials mitjançant un servei de préstec de maquinària.
Amb la implementació d'aquest conjunt de serveis Control Group ja ha aconseguit millorar el parc d'impressió de diverses organitzacions com Fira Barcelona, Ajuntament de Vic, Serveis Emergències Mediques o la Xarxa assistencial de Althaia, entre altres...
Per conèixer els costos reals actuals de la seva organització, en el següent enllaç pot demanar més informació sobre els
serveis gestionats d'impressió