Juan Ávila Francés, Secretario General de la Federación Española de Municipios y Provincias, Javier Amorós Dorda, Presidente en funciones del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, Santiago Llorente Gutiérrez, Alcalde de Leganés y Miguel de Bas, Director del Club de Innovación, inauguraron esta primera cita de cnADe.
Juan Ávila abrió el congreso hablando sobre una revolución digital que nos está obligando a cambiar muchas cosas y “entre ellas la relación de los ciudadanos con las administraciones públicas”. “Un reto que tenemos que ganar ya que no nos podemos permitir y, más aún las administraciones locales, no estar a la altura de esta revolución digital”, aseguró.
Ya entrando en materia, Javier Amorós Dorda aseguró que “el archivo electrónico va a representar un antes y un después. De hecho, la política de transparencia ha supuesto un cambio esencial en el dato” lo que supone un reto y toda una serie de cuestiones y debates en torno al ámbito jurídico.
Miguel de Bas resaltó el papel que el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno juega en las administraciones públicas convirtiéndose en una herramienta fundamental para las mismas.
Por su parte, Santiago Llorente destacó que la necesidad del cambio al que nos enfrentamos necesita liderazgo político, talento y el apoyo de toda la organización. Por este motivo “creemos que trabajar juntos alberga muchas posibilidades”. Es el caso del Ayuntamiento de Leganés que Llorente lidera. Un ayuntamiento que ha diseñado la Estrategia TIC 2015-2019 y que cree que “el modelo de ciudad inteligente construye sobre lo construido y que debe basarse en un modelo que descanse en los servicios municipales. Queremos conseguir un ayuntamiento y una ciudad al servicio de las personas”, concluyó.
En esta apertura del Congreso no faltó un emotivo recuerdo a Mª Esther Arizmendi, presidenta del Consejo de la Transparencia y el Buen Gobierno, fallecida el pasado mes de noviembre.
Una introducción magistral, como magistral fue la intervención, de José María Gasalla, conferenciante que abordó el tema de confianza a la hora de abordar nuevos cambios y, sobre todo el futuro.
La implementación de la archivística llegó de la mano de David Elías, director de esPublico / Gestiona, y Javier Barbadillo, representante del Ayuntamiento de Guadalajara. Ambos abordaron de una u otra forma el proyecto de gestión documental en el ayuntamiento alcarreño. Y así, mientras Barbadillo se metió en materia comentando la clasificación, descripción del formulario de datos, etc. utilizados en este proyecto, David Elías expuso las dos piedras angulares de esta implantación que “debía ser respetuosa con el proyecto de gestión documental que el ayuntamiento tenía. La implantación de la administración electrónica debía sumar y no restar por lo que la documentación tenía que ser correctamente clasificada desde el inicio del expediente o archivo”.
Amador Fernández, representante de la Universidad de Salamanca, moderó la mesa sobre la aplicación de las nuevas normativas y en la que intervinieron Miguel Fernández, representante del Ayuntamiento de Leganés, Javier Requejo, MECD, y Pedro Antonio Cabrera, representante del Ayuntamiento de Tinajo.
Cabrera expuso en su intervención la implementación del archivo electrónico en su municipio (de 6.200 habitantes y 7,5 millones de presupuesto al año) mientras que Requejo se centró en los estándares y su ejecución.
El dato como clave de la transformación digital llegó de la mano de Fernando Álvarez, representante del Ayuntamiento de Gijón, que centró su ponencia en los silos de información con los que en la actualidad se trabaja. “Es imposible llegar a la transformación digital trabajando con silos de información”, aseguró. “Somos una organización prestadora de servicios y la información es de la sociedad no del ayuntamiento ni de ningún departamento. Si no desaprendemos y no volvemos a aprender no vamos a saber trabajar en el contexto actual”, aseguró.
Rubén Tadeo Rodríguez, representante del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, expuso el proceso de gestión documental dentro de su corporación. En este sentido, comentó las líneas de trabajo para llegar a la transformación digital. El trabajo, la resistencia al cambio las dificultades de adaptación de las personas… “implican una verdadera metamorfosis de la organización hacia el mundo digital”.
Para Mario Triguero, representante de la Seguridad Social, “la implantación de la gestión documental en la Seguridad Social ha sido como la evolución humana”. Un buen punto de partida para explicar sus orígenes y la actualidad de la misma.
Fiona Aranguren expuso tanto el funcionamiento del sistema belga de archivos como el reglamento EIDAS, una de las tendencias actuales a tener en cuenta en nuestro país. Además de esto, Aranguren confirmó el buen camino que, a día de hoy, siguen nuestros archiveros.
Pablo Bárcenas, representante de la FEMP, moderó la mesa sobre la presentación de la Guía de la FEMP sobre la adecuación al ENS. Virginia Moreno, representante del Ayuntamiento de Leganés, comentó la gran cantidad de agujeros de seguridad que tenemos y cuya adecuación hemos cometido muy pocos. “El problema de no acometerlo es que hay otras prioridades. Es un problema que hay que abordar desde toda la organización”, aseguró.
Para Carlos Galán, representante de ATL e ITCIP, la ley 40 coloca en su situación los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad. Sin embargo “no lo hace de manera trivial sino agrandando su ámbito de aplicación subjetiva”. De esta forma, afecta no sólo a las entidades de las administraciones públicas sino también a aquellas que están integradas en el llamado sector público o institucional. “No se puede permitir que existan brechas de seguridad en las instituciones que deben velar por los ciudadanos”, aseguró.
Miguel Ángel Lubián, representante del Instituto CIES, abordó la nueva Ley de Protección de Datos. “Como no tengamos conformidad en el ENS nuestras leyes 39 y 40 estarán cojas”, afirmó. “Tenemos que generar confianza”.
Por su parte, Javier Candau, representante del CCN-Cert, centró su ponencia en 3 de las 75 medidas del ENS: el control de acceso, las medidas sobre protección de soportes de información y las medidas específicas sobre protección de la información propiamente dicha. En este sentido, Candau comentó los fallos en que, por lo general, incurren las entidades locales.
El diálogo entre Mario Alguacil, representante del Ayuntamiento de Sant Feliu de Llobregat, y Nacho Alamillo, representante de Astrea e ITCIP, abordó una gran cantidad de temas a colación de la seguridad de los datos, documentos y expedientes entre ellos el blockchain aplicada a la gestión documental y el mundo del big data en referencia a las smart cities.
Para Aitor Cubo, representante del MINHAFP, en 2017 lo mínimo que espera un ciudadano es la eliminación del papel en cuanto a las tramitaciones con las administraciones públicas se refiere sin embargo hoy todavía hay cosas que tramitamos en papel. “La administración electrónica es muy variada y no se puede generalizar pero hay proyectos muy buenos. Es necesario el metadatado y para que funcione se tiene que generalizar en todas las instituciones”, aseguró.
Beatriz Franco, representante del MECD, moderó la última mesa del día. La aplicación del SIA reunió a Ana Caballud, MINHAFP, Julio Cerdá, Ayuntamiento de Arganda del Rey, y Rosana de Andrés, Ministerio del Interior, en esta interesante mesa de debate.
Los Ayuntamientos de Rivas Vaciamadrid, Sant Feliu de Llobregat, Málaga, Leganés, Arganda del Rey, Alcobendas, Algete, Xátiva, Fuenlabrada, Alcalá de Henares y el Gobierno de Asturias además de esPúblico / Gestiona, Audifilm Grupo AL, MINHAFP, MECD estuvieron presentes en la Salón de Plenos. Las asociaciones de Arxivers de Catalunya, AEFP, ANABAD y ACAL también tuvieron representación en esta misma ubicación.
Por su parte, la Sala de Estudio acogió las comunicaciones de 4TIC, Validated ID, Códice Gestión de la Información, eCityclic, Brother Iberia, esPublico/Gestiona e Ingenia además de mesas redondas y ponencias en las que participaron los Ayuntamientos de Leganés y Horche así como COSITAL.
José Ramón Cruz, representante de la Universidad Carlos III de Madrid, abrió la segunda jornada en el Auditorio. El ponente comenzó su ponencia hablando sobre el ciclo de vida de los documentos refiriéndose al “ecosistema”, título de su ponencia. Cruz partió de una serie de constataciones en las que “el archivo es más que técnica” y “un proyecto colaborativo”. Pero ¿por qué esta gestión de documentos es disruptiva? “Porque el archivo es una parte indisoluble de la gestión organizacional y, por ende, de las organizaciones”, aseguró.
Adolfo Royo, representante del Ayuntamiento de Alcobendas, moderó la mesa sobre la generación, gestión y archivo en la que participaron Carmen Cubero, representante del Ayuntamiento de Parla, y Paula Rodríguez, en representación de Consiliaria Consulting SL.
Adolfo Royo comentó en su ponencia la evolución normativa de la administración electrónica. En su opinión “la ley 39 supone un reto para la administración local y estamos en una situación en la que no hay una prioridad en este sentido ya que nos hemos centrado más en dar servicio”. “Casi todos los ayuntamientos tienen unos equipos y software antiguos y sobre esto tenemos que montar la administración electrónica lo que es bastante complicado”, aseguró. Pero no sólo ésta es una de las barreras a la hora de afrontar la ley 39 ya que el cambio organizativo necesita entre otras cosas colaboración de distintos actores: liderazgo político, responsables TIC, responsables de calidad y mejora de procedimientos, etc.
Por su parte, Carmen Cubero explicó la forma en que han organizado el proceso de cambio en el Ayuntamiento de Parla. “Nos hemos encontrado con una plantilla con una media de 51/52 años que tiene una dinámica con medio al cambio. Por esto, hay que hacerles partícipes de que se trata de un proyecto que mejora la propia administración y que los ciudadanos nos lo están demandando” Pero además de esto, dentro de este proceso se han encontrado procedimientos muy largos que hay que simplificar y redefinir, formularios con muchos tecnicismos que no llegan al ciudadano, etc…
Por su parte, Paula Rodríguez, habló de la ventaja que tienen las empresas en este sentido ya que al trabajar con muchos clientes tienen varias perspectivas. “Existen fórmulas estratégicas para no sufrir tanto en este proceso de cambio”, afirmó. “La aproximación a la administración electrónica va a depender y mucho de vuestra plataforma tecnológica”, concluyó.
La infraestructura tecnológica, los apoyos TI y la necesaria planificación estratégica fueron protagonistas del diálogo entre Víctor Manuel Solla, representante del Principado de Asturias, y Sergio Caballero, representante del Ayuntamiento de Alcobendas.
Pero además de estar al frente de la tecnología, “hay que establecer planes de contingencia y seguridad para que ciertas cosas, al menos las fundamentales, se sepan seguir realizando sin la tecnología”, aseguró Sergio. Es en este plano en el que entran los esquemas ENI y ENS.
Para Víctor, hoy en día, ninguna organización puede dar la espalda a la realidad como ya ocurrió con la Ley 11/2007. “Estamos en una “megápolis digital” en la que nadie puede permitirse el lujo de esconder la cabeza y no ver lo que está pasando”.
Judith Flórez, representante de la FEMP, moderó la mesa sobre el acceso al dato, transparencia y regulación. Melania Álvarez, representante del Gobierno de Asturias, Enrique Orduña, representante del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, y Miguel Ángel Blanes, en representación de la Comunidad Valenciana, formaron parte de la misma.
Y así, mientras Melania Álvarez abordó el diagnóstico, el marco regulatorio y las dificultades a las que se ha enfrentado su corporación, Miguel Ángel se centró en el tiempo de acceso al dato y en la baja participación.
Por su parte, Sonia Crespo, representante del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, presentó su ponencia sobre el Archivo Único Electrónico bajo un título muy conocido ¿cueces o enriqueces? Y así y de una forma muy gráfica expuso su posición respecto a este tema.
Esta misma línea siguió la última mesa del Congreso. Moderada por Virginia Moreno, representante del Ayuntamiento de Leganés, contó con la presencia de Gerardo Bustos, representante del MINHAFP, Severiano Hernández, representante del MECD, y Francisco Fernández, en representación de ACAL.
Para Virgina Moreno se están cometiendo dos errores. Por un lado, “la obsesión de sacar al archivo de transformación digital hablando como un término independiente” y por otro, “considerar que yo tengo que hacer una herramienta para el archivo”. “Tengo que tener claro el concepto de archivo electrónico dejando ‘único’ de lado. Pero no puedo definir un archivo electrónico en base a una herramienta”, aseguró.
Antes de cerrar el congreso, se entregó el premio a Sonia Crespo, archivera del Ayuntamiento de Rivas Vaciamadrid, que fue elegida entre todos los asistentes como la persona más representativa de este sector. A continuación, el auditorio asistió al vídeo de “Leganés, tu ciudad”.
Para terminar, el acto de clausura fue llevado a cabo por Santiago Llorente, alcalde de Leganés, Severiano Hernández, representante del MECD y José María Nogales, representante de ANABAD.
La FEMP, INAP, CERES, Diputación de Castellón, Comunidad de Madrid, Gobierno de Asturias, MINHAFP, Seguridad Social, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, el Ayuntamiento de Leganés y las universidad Rey Juan Carlos y de Extremadura así como como Odilo, Kodak Alaris y GAdE Digital estuvieron presentes en el Salón de Plenos.
Por su parte, la Sala de Estudio acogió las comunicaciones de RTVE, Berger-Levrault España, Bilbomática, IECISA y Ayuntamiento de Leganés.