El Ayuntamiento de Terrassa ha puesto en funcionamiento el nuevo sistema de validación y pago de facturas. Este proyecto está enmarcado dentro del programa de digitalización y automatización de los procesos que se está llevando a cabo en el Ayuntamiento y concretamente, se convierte en una segunda fase del proyecto de digitalización de todas las tareas de la contratación de obras, bienes y servicios que comenzó hace un año con la puesta en funcionamiento del sistema de tramitación de los expedientes de contratación.
Mediante este proyecto se sigue con la apuesta por la tecnología como herramienta estratégica y necesaria para lograr una administración electrónica eficaz y eficiente, que facilite el acceso de ciudadanos y empresas a las informaciones administrativas o económicas generadas en su relación con el Ayuntamiento.
¿Porque es importante este proyecto?
Gestionar de forma manual la información existente en las facturas que llegan al Ayuntamiento supone un elevado consumo de tiempo, dinero y recursos y el reto es que las tareas asociadas a la gestión de las facturas sean menos laboriosas, más rápidas y menos costosas.
Los trabajadores y trabajadoras de los servicios Administrativos, Económicos y de Compras del Ayuntamiento dedican entre un 30% y un 40% de su tiempo en gestiones basadas en procesar manualmente información contenida en documentos de papel. El pago a un proveedor requiere haber realizado un conjunto de operaciones previas. Su recepción, registro y clasificación, su reparto, verificación y aprobación, contabilización y archivado... son tareas propias del procesado de la factura que implican un tiempo acumulado de mano de obra entre 20 y 30 minutos de promedio. También existen gastos adicionales como los que hacen referencia al material de archivado, fotocopias, espacio físico para guardar documentos en papel... y sobre todo, hay un concepto de gasto muy importante: los tiempos muertos que las facturas están en una mesa esperando ser trasladados de manera "manual" que imposibilitan saber el momento y con exactitud dónde está la factura dentro del proceso de manera transparente a todos. Todos estos gastos ascienden a 2,5 € por factura archivada en el mejor de los casos.
¿Cómo funciona?
Este nuevo sistema de validación y pago de facturas hace posible la gestión documental, la firma electrónica y la automatización de todo el proceso y ciclo de vida de la factura y documentos asociados y se ha enlazado totalmente con el expediente electrónico de contratación integrante con el sistema económico-financiero.
Uno de los aspectos más relevantes es que se agiliza la entrada y el tratamiento de las facturas, tanto si se reciben en papel como si se envían en formato electrónico (factura-e). En el caso de los proveedores que envíen las facturas en papel, nada más llegar al Ayuntamiento son digitalizadas por un sistema homologado por el Ministerio de Hacienda (siguiendo el orden EHA/962/2007, de 10 de abril, publicada en el BOE del 14 de abril de 2007 por el Ministerio de Economía y Hacienda), que permite la destrucción de la factura una vez lo hemos digitalizado. De este modo, todas las facturas se tramitan 100% en formato digital, eliminando totalmente el papel.
Es el propio sistema quien dice en cada momento la tarea que deberá realizar cada uno en una factura o relación de facturas. El proceso ha sido pensado, diseñado y optimizado previamente y se el propio sistema que se encarga de que el circuito a seguir siempre sea el mismo, o sea el más óptimo. También, además, debemos destacar la utilización de la firma electrónica mediante certificados digitales en todos los documentos que requieren una firma.
En cuanto a la accesibilidad a la información, las facturas y los documentos asociados a su tramitación están accesibles en todo momento a la red municipal por cualquier trabajador o cargo electo. Con dos clics tenemos la factura delante y toda la documentación del expediente que la generó. Además, en cualquier momento se puede saber quién tiene la tarea pendiente y desde cuándo.
De esta manera se consigue un ahorro de papel muy importante, transparencia en el ciclo de vida de la factura y los documentos que la justifican y accesibilidad a la información y trazabilidad con el expediente electrónico.
Datos cuantitativos
Los efectos inmediatos que este nuevo método produce dentro de la organización municipal son la reducción de los días de tramitación gracias a la firma electrónica, ya que se evita el "movimiento físico" de facturas y se «acelera» la firma de los responsables, así como el aumento de las garantías de control.
Los diferentes servicios municipales del Ayuntamiento reciben unas 20.000 facturas al año. «Para dar cumplimiento a los plazos legales en el pago a proveedores y para mejorar la gestión y el tratamiento de las facturas presentadas en el Ayuntamiento, es necesario disponer de una herramienta que agilice y garantice tanto el procedimiento como un eficiente control del cumplimiento de plazos ». La criticidad del proceso queda manifiesta cuando le hacemos un vistazo a las cifras: 20.000 facturas al año, 60.000 documentos asociados al proceso anuales, 25.000 firmas electrónicas anuales y más de 130 personas entre técnicos y cargos electos que intervienen en algún momento de proceso.
A partir de los datos generados de la gestión de las primeras 1.000 facturas gestionadas a través del sistema, podemos confirmar que el nuevo sistema permite ahorrar entre un 65% y un 90% el gasto asociado. Si calculamos el tiempo de gestión del ahorro es mucho más espectacular ya que permite hacer el mismo trabajo con un 85% del tiempo empleado antes de la automatización.
A día de hoy el Ayuntamiento está pagando por debajo de los 40 días, tal como marca la Ley de Morosidad (Ley 15/2010, de 5 de julio, de modificación de la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales) y se prepara para poder pagar a partir de 2013 a 30 días. Sólo la aplicación de tecnología y la automatización y revisión de los procesos puede ayudar a lograr estos objetivos con total garantía de cumplimiento.
Fuente: Ayuntamiento de Terrassa