El departamento IT de la Diputación de Barcelona ha llevado a cabo la migración de sus puestos de trabajo a un nuevo sistema operativo y en consecuencia todo el entorno cliente. Meritxell Sesmilo ha co-liderado este proyecto tecnológico que en el marco del Congreso GigaTIC 2016 organizado por el itSMF lo presentó con el título "Gestionando proyectos, gestionando personas".
- ¿Cómo se gestiona un cambio de entorno cliente por un grupo tan grande de personas?
En la Diputación de Barcelona trabajan un colectivo muy diverso de profesionales: desde arquitectos, trabajadores del ámbito sanitario, administrativos, archiveros, diseñadores gráficos, técnicos GIS, etc. Y por lo tanto, cada uno de ellos con sus herramientas de trabajo específicas. Esta diversidad es la que hace el proyecto realmente complejo. Y el planteamiento clave era hacer una buena planificación de las tareas a realizar, conociendo perfectamente el entorno de cada uno de los usuarios e intentar, en la medida de lo posible, hacer todas las tareas pro-activas.
- ¿Qué objetivos se propusieron a la hora de poner en marcha el proyecto?
El objetivo principal era hacer el cambio de versión de todos los productos cliente, de la manera más eficaz posible y más transparente para el usuario, con un buen acompañamiento al cambio.
Como este proyecto no es algo que te solicita el cliente, pensamos que teníamos que dar un valor añadido para que encontrara algún aliciente al proyecto. En definitiva, deseábamos que el usuario lo percibiera la actuación como algo bueno para él. Así que incluimos algunos objetivos más como asumir ciertos softwares o soluciones que de alguna manera gestionaban hasta el momento el cliente y que éramos conocedores que les suponía una gran carga.
- ¿Cuál considera que fue la clave del éxito del proyecto "Gestionando proyectos, gestionando personas"?
La clave estuvo centrarnos totalmente en las PERSONAS. Tanto en el usuario final como en la gestión del equipo que iba a llevarlo a cabo.
- ¿Por qué decidió poner el foco en las personas a la hora de hacer el cambio de sistema operativo?
A veces cuando hacemos cambios tecnológicos nos centramos mucho en que todas las cuestiones técnicas estén impecables, al reducir tiempo, al hacer procesos ágiles, etc., pero a veces olvidamos que la visión del usuario puede ser muy diferente a la nuestra y hay preguntarle que necesita realmente y que valora como positivo. Sobre todo en organizaciones como la nuestra que nuestro cliente no "nos escoge" para que le hagamos un trabajo, sino que somos un departamento más de su corporación encargada del mantenimiento de los equipos.
- ¿Cómo organizó al equipo humano para motivarle con el cambio de sistema operativo?
Principalmente en dos grandes puntos: planificando y trabajando como un equipo.
Planificando muy cuidadosamente las tareas y los tiempos de ejecución, dado que los técnicos tenían que compaginar su día a día con el proyecto. No había nadie dedicado en exclusividad, así que la calidad del servicio actual no debía resentirse.
Trabajando como un equipo único transversal, teniendo en cuenta que internamente estamos estructurados en unidades organizativas diferentes: fijando los objetivos finales y que todo el equipo los conociera, hacerlos partícipes del diseño y la planificación, haciendo reuniones de seguimiento, creando espacios de colaboración entre diferentes equipos internos, etc.
- ¿Recomendaría a otros entes públicos a prestar especial interés en las personas en los procesos de transformación digital? ¿Por qué?
Con total convencimiento sí. Al final somos personas trabajando para personas.
Es totalmente imprescindible conocer las necesidades de nuestros clientes y saber que realmente valoran. Un cambio del sistema operativo cliente se puede encarar como un cambio tecnológico necesario que hay que hacer, pero es mucho más interesante plantearlo como una oportunidad para dar un valor añadido. No estaríamos satisfechos del trabajo realizado, si no fuera que el resultado de las encuestas fueron más que satisfactorios.
Y por la parte del equipo interno, de nuestra gente, que más importante que la satisfacción de pertenencia a un grupo donde te sientes valorado, importante y que haces cosas realmente buenas por los usuarios a los que mujeres servicio.
Es bastante significativo y gratificante que, tal y como trabajamos, todo el equipo al final nos fuéramos de celebración, ¿verdad?