La externalización de los servicios de impresión cada vez está más presente entre los Ayuntamientos, un buen ejemplo es el Ayuntamiento de Terrassa que ha conseguido reducir sus costes de impresión notablemente desde la introducción de los servicios gestionados de impresión facilidados por Control Group.
Esta externalización, como define el director comercial de Control Group, David Quevedo, "consiste en un conjunto de servicios que permiten aportar valor a la gestión interna de la impresión, consiguiendo que los procesos sean más productivos y, a la vez reduciendo, controlando y optimizando los costes totales, y en muchos casos, sin necesidad de invertir en nuevo hardware". El objetivo es ayudar a las organizaciones a tener el control del gasto y poder tomar las decisiones correctas a través de una información fiable reduciendo al mismo tiempo su impacto medioambiental.
Entre los beneficios más destacados que ofrecen este tipo de servicios destacan:
El asesoramiento: La primera actuación que se realiza es una auditoría para poder cuantificar exactamente cuáles son los costes de impresión y poder realizar las aportaciones pertinentes para mejorar en el proceso de la gestión de los documentos.
Posteriormente se ofrece una solución adecuada al análisis de costes para poder corregir y mejorar la situación actual y corregir las posibles desviaciones que puedan surgir en un futuro.
La gestión medioambiental: Para mejorar el impacto medioambiental de la organización se introducen las siguientes mejoras:
• Software para la reducción de consumible y ahorro energético.
• Sistema de trazabilidad para evitar los documentos que no son recogidos.
• Un servicio de recogida de consumibles para reciclarlos según la normativa ISO 14001.
• La retirada y reciclaje de los equipos obsoletos siguiendo la normativa ISO 14001.
• Equipos de impresión con un consumo energético reducido.
La gestión de dispositivos: La monitorización de todos los equipos del parque permite realizar un análisis exhaustivo de los volúmenes de impresión por equipo, gestionar los aprovisionamientos de consumibles y tener un mantenimiento preventivo de los equipos.
La gestión de usuarios: Permite disponer de un sistema de control de impresión por usuario, de esta manera se pueden introducir reglas de impresión para limitar su uso o disponer de información del estado de la impresión.
La seguridad: Uso de disco duros encriptados para evitar fugas de información, recuperación del documento a través del sistema "pull print" que garantiza la impresión segura, control total del dispositivo mediante código PIN o tarjeta de proximidad para evitar el acceso a usuarios no autorizados.
El servicio técnico: Centralizar en un único servicio técnico todo el parque de impresión, agilizando la solución de averías y ofreciendo un mejor servicio a los usuarios.
Los procesos documentales: Estos tipos de soluciones permiten automatizar procedimientos de gestión de los documentos escaneados y optimizan la organización, por lo que la búsqueda de información es rápida, sencilla, económica y sin utilizar papel.
Los equipos flexibles: Posibilidad de disponer de equipos adicionales para ocasiones especiales mediante un servicio de préstamo de maquinaria.
Con la implementación de este conjunto de servicios Control Group ya ha conseguido mejorar el parque de impresión de varias organizaciones como Fira Barcelona, Ayuntamiento de Vic, Servicios Emergencias Médicas o la Red asistencial de Althaia, entre otros...
Para conocer los costes reales actuales de su organización, en el siguiente enlace puede pedir más información sobre los
servicios gestionados de impresión