2018 es el año de la transformación definitiva de nuestras administraciones. Sí o sí, la ley les obliga a cambiar, a pasar del papel al bit. Los documentos serán antes de final de año obligatoriamente electrónicos y los archivos de papel se han de empezar a digitalizar y a centralizar.
Por muy increíble que parezca, este es el objetivo de las administraciones más avanzadas e innovadoras. Aquellas que van llevando la delantera en ofrecer mayores y mejores servicios y por más canales, más efectivos y eficientes, a sus ciudadanos. Desde la Ley 11/2007 y tras una década de difícil adaptación y de unos años de grandes carencias presupuestarias, la revolución digital está llamando a las puertas. Las tecnologías han avanzado y han abierto muchas posibilidades en sistemas e infraestructuras tecnológicas, en comunicación, en digitalización, interoperabilidad, seguridad, identificación y procesos.
Será Leganés, en su Centro Cívico Cultural José Saramago, los días 24 y 25 de enero, la sede del mayor encuentro en muchos años de los responsables de dar este paso. Archiveros, gestores, técnicos, jurídicos y responsables políticos de todos los niveles de las administraciones van a poner en valor sus mejores experiencias y a proponer nuevas soluciones al reto planteado.
Lo que es necesario saber hoy, será la materia de exposición y debate:
• En primer lugar es necesario entender y asumir las obligaciones que imponen las normas de procedimiento administrativo (Leyes 39 y 49, 2015) y como conseguir llevarlas a la práctica.
• El documento adquiere una nueva dimensión y el dato y el metadato son el valor esencial.
• La gestión de esos datos cada vez más ágil y productiva marcará la diferencia con la administración del siglo XX. Ya empezamos a contar con procedimientos completamente electrónicos y pronto la experiencia de su uso nos permitirá avanzar y aprender de los propios procesos en favor de una administración automatizada y eficiente.
• La interoperabilidad será la norma y el uso de plataformas comunes para las administraciones se multiplicará.
• La seguridad, la custodia y la protección del dato será el reto.
• La identidad digital, la biometría, la predicción en base a los datos, la conexión de las cosas… transformarán la forma de relacionarnos con la administración.
• El archivo como un elemento transversal, presente desde las primeras fases en lugar de tener carácter finalista, y la gestión de documentos como soporte de la estrategia institucional.
Y todo el proceso desde el dato del documento, su gestión documental y su vida en el expediente hasta el archivo definitivo, con múltiples y nuevos formatos digitales, abrirán la administración a la transparencia, al acceso al dato, a su preservación, análisis y aprovechamiento con el objetivo de conseguir un servicio mejor para crear la nueva administración.
Un esfuerzo por reunir en un foro a los mejores expertos en llevar a cabo esta transformación y en convocar a los actores implicados, es el que están haciendo el Ayuntamiento de Leganés y el Club de Innovación, con el apoyo de la Federación Española de Municipios y Provincias, el Consejo de Transparencia y Buen Gobierno, el Ministerio de Educación, Cultura y deporte y otras instituciones. La participación de las asociaciones profesionales será importante para el avance en este cambio y las empresas que hacen posible este encuentro seguirán apoyando a las administraciones a alcanzar mayores cuotas de calidad y servicios.
Este I cnADe cuenta con el apoyo del Ministerio de Educación Cultura y Deporte, se la Federación Española de Municipios y Provincias , del Consejo de Transparencias y Buen Gobierno, y la colaboración del Instituto Nacional de Administración Pública -INAP- del Ministerio de Hacienda y Función Pública, del Consejo General de Colegios de Secretarios Interventores y Tesoreros de Administración Local – COSITAL, la Asociación de Archiveros de Castilla y León (ACAL), la Asociación de Archiveros Españoles en la Función Pública (AEFP), La Federación Española de Asociaciones de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos, Museólogos y Documentalistas (ANABAD), Asociación de Archiveros de Canarias (ASARCA), Archiveros sin Fronteras (ASF), Asociación de Archiveros de Extremadura, Asociación de Archiveros del Principado de Asturias (AAPA), Asociació d’Arxivers i Gestors de Documents Valencians (AAV) y BAMAD Galicia.
El ambicioso congreso se hace posible por el apoyo de las empresas que están liderando la transformación de la gestión documental y los archivos en nuestras administraciones. esPublico, Aytos BergerLevrault, T-Systems, 4Tic. Audifilm, brother, Códice, eCiticlyc, IECISA, Ingenia, Kodak Alaris, ODILO y Vidsigner.
La información del “I Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico” – cnADe, está disponible en la página web www.cnade.es