La gestión inteligente de la impresión es una pieza clave en los departamentos de IT de los ayuntamientos. Hoy hablamos con David Quevedo, Director Comercial de Control Group, para que nos explique su experiencia a nivel de ayuntamientos de lo que sería una buena gestión de impresión.
- ¿Qué se entiende por gestión de impresión?
Antes que nada hay que comentar que cuando hablamos de gestión de impresión, se da por entendido o se nos pasa por el subconsciente un documento impreso y los procesos que intervienen para la consecución del mismo, procesos de gestión como: el de compra del papel, del consumible, del hardware de impresión y del pc que ejecuta la orden... Estos parámetros muchas veces son los que se analizan y a través de los que se intentan minimizar los costes para reducir gasto: comprar consumibles más económicos o reciclados, que la impresora sea más barata, poner papel más económico... Estas acciones recurrentes no alcanzan su finalidad inicial, sino precisamente todo lo contrario de lo que sería una buena gestión de impresión, ya que provocan incidencias y alteraciones del servicio: el papel se atasca más, impresoras baratas con costes elevados, consumibles no originales que generan documentos de baja calidad y provocan averías en los equipos... Diferentes hechos que hacen que el departamento de IT tenga que dedicar grandes recursos o que los usuarios estén insatisfechos. Estos puntos no se suelen tener en cuenta a la hora de contabilizar el gasto en la gestión del parque de impresión, por lo que esta es realmente mucho más alta de lo que inicialmente se piensa.
A día de hoy, destinar recursos internos en la gestión de compra, stock, logística y mantenimiento de los equipos de impresión no tiene mucho sentido y no aporta valor. Además, hay que tener en cuenta que a menudo en la administración pública los departamentos de IT son un cuello de botella, y el tiempo excesivo que deben dedicar a la gestión de impresión es tiempo que no pueden dedicar a otros aspectos importantes para la organización.
Lo que a mí me gusta contar cuando hablamos de una buena gestión de la impresión, es que lo que realmente pretendemos no es sino ayudar administración y usuarios a hacer una buena gestión de los documentos, y enseñarles qué herramientas ponemos a su disposición para alcanzar unos objetivos de mejora propuestos.
- ¿Por dónde se empieza si la intención es mejorar esta gestión de impresión?
Como en todo, lo primero que hace falta es querer hacerlo. Nos encontramos a menudo con que los departamentos de IT y compras, no se ponen de acuerdo en quién debe liderar estos cambios, y en ocasiones hay conflictos. Este hecho también nos lo encontramos en la empresa privada. Por tanto, el primer paso es ir a un entorno donde todo es más fácil y controlado y confiar con los proveedores que estamos especializados en este tipo de servicios. La clave es ser flexible y adaptable a cada organización. Nosotros nos adaptamos a sus localizaciones, sus horarios, las condiciones de entrega, el sistema de facturación... y en todo lo que sea necesario para que el cambio sea satisfactorio para todos.
- ¿Cómo demostrar a las organizaciones interesadas en hacer este cambio, que hacer el cambio les aporta valor?
Primero de todo, escuchamos e intentamos entender cómo trabajan, sus peculiaridades, el por qué hacen las cosas de una determinada manera... Cada casa es un mundo diferente.
Una vez vemos las cosas como son y porque pasan, hacemos una foto real de la situación actual donde analizamos los costes reales, en base a los volúmenes de trabajo mensual, valorando tanto los costes directos como los indirectos.
A partir de aquí, analizamos cuáles son las acciones de mejora que podemos ofrecer para que la gestión de impresión o de documentos, sea mucho más eficiente, más económica, controlada y sostenible, y que el usuario final tenga la percepción de que el sistema funciona y de que se le ha mejorado el entorno. Debemos proponer una nueva infraestructura mejorada para todos los actores implicados en el proceso, usuarios, compras, logística, mantenimiento de IT, gestión de residuos...
Proponemos una llave en mano donde los costes iniciales con los propuestos son comparados de manera igual, y es en esta comparativa de los escenarios actuales y propuestos donde se ve la potencia del trabajo realizado y los procesos de mejora.
Cuando me reúno con los interlocutores, generalmente los hago una serie de preguntas clave: "¿Sabe el total de páginas que imprime al mes en todos sus equipos, y qué coste le suponen? ¿Sabe cuántas páginas de color hace sobre el total? ¿Sabe qué usuarios generan el coste de esta partida económica? ¿Tiene el control total?" Normalmente las respuestas siempre son no o un sí parcial... y es aquí donde podemos empezar a trabajar.
- ¿Qué costes de impresión se pueden llegar a controlar?
Todos los costes de impresión se pueden controlar y cuantificar. La pregunta buena sería, ¿qué costes de impresión se pueden llegar a disminuir? Y déjame responderte con otra pregunta: "¿Hasta dónde estás dispuesto a llegar?" Pues allí es donde se puede llegar.
- ¿Qué supone para un Ayuntamiento que tenga un control de costes exhaustivo?
El control prácticamente total del gasto.
Evidentemente tanto a la administración como a la empresa privada, para llevar una buena gestión de las partidas presupuestarias, deben tener el control de que pueden y no pueden hacer los usuarios. El hecho de que tengan carta blanca para pulsar el botón de enter e imprimir todo lo que quieran hace que el gasto sea incontrolado.
Tener un sistema de control del entorno de impresión no quiere decir que no se pueda imprimir sino que lo que hacemos es ayudar a la administración a que se imprima lo que realmente se necesita, dentro de unos parámetros de coherencia y satisfacción para los usuarios.
- ¿Dónde han implementado este tipo de soluciones?
Tenemos varios casos de éxito, pero quizás los más relevantes en la administración pública podríamos hablar de Ayuntamiento de Terrassa, La Feria de Barcelona, Diputación de Lleida, Ayuntamiento de Vic, Ayuntamiento del Prat de Llobregat...
- Cuando todo está conectado aparecen las vulnerabilidades de posibles ciberataques, ¿tienen este tema bajo control?
Tenemos constancia de que la administración pública no son los mejores protegidos del mercado, y atendiendo al tipo de datos con que tratan, este es un concepto muy sensible. Cada vez se van conociendo más casos en que terceros han aprovechado vulnerabilidades del entorno de impresión para obtener información confidencial de forma fraudulenta.
Nuestra propuesta tanto desde el punto de vista de hardware como de software, prevé este aspecto y le da la importancia que se merece. Ofrecemos soluciones de software que no sólo gestionan los usuarios, sino que establecen metodologías de impresión segura. Esto también lo hacemos con los dispositivos de impresión HP que proponemos, ya que disponen de una serie de sistemas de seguridad que hacen que, a diferencia de la mayoría de equipos de otros fabricantes, sean prácticamente invulnerables a ciberataques.
- Otro problema grande que se encuentran los ayuntamientos es la obsolescencia, como expertos en impresión ¿cuáles serían sus recomendaciones para gestionarla de la mejor manera posible?
Evidentemente, tiene que haber un "antes y un después", nosotros normalmente proponemos proyectos de cambio de todos los equipos a la vez, y con una duración de 4 o 5 años. Lo que no es correcto es ir improvisando compras en función de necesidades, ya que con el tiempo, el hecho de ir tapando agujeros es el inicio de la mala gestión.
La gestión de impresión para que sea eficiente debe ser total. Es la manera de siempre estar a la vanguardia, y de que cuando el mercado disponga de nueva tecnología que aporte valor sobre la actual, sea fácilmente accesible renovando el contrato vigente.