El departament IT de la Diputació de Barcelona ha dut a terme la migració dels seus llocs de treball a un nou sistema operatiu i en conseqüència tot l'entorn client. Meritxell Sesmilo ha co-liderat aquest projecte tecnològic que en el marc del Congrés GigaTIC 2016 organitzat per l’itSMF el va presentar amb el títol “Gestionant projectes, gestionant persones”.
- Com es gestiona un canvi d’entorn client per un grup tan gran de persones?
A la Diputació de Barcelona hi treballen un col·lectiu molt divers de professionals: des d’arquitectes, treballadors de l´àmbit sanitari, administratius, arxivers, dissenyadors gràfics, tècnics GIS, etc. I per tant, cadascun d’ells amb les seves eines de treball específiques. Aquesta diversitat és la que fa el projecte realment complex. I el plantejament clau era fer una bona planificació de les tasques a dur a terme, coneixent perfectament l’entorn de cadascun dels usuaris i intentar, en la mesura del possible, fer totes les tasques pro-actives.
- Quins objectius es varen proposar a l’hora d’engegar el projecte?
L’objectiu principal era fer el canvi de versió de tots els productes client, de la manera més eficaç possible i més transparent per l’usuari, amb un bon acompanyament al canvi.
Com que aquest projecte no és quelcom que et sol·licita el client, vam pensar que havíem de donar un valor afegit per tal que trobés algun al·licient al projecte. En definitiva, desitjàvem que l’usuari el percebés l’actuació com quelcom bo per ell. Així que vam incloure alguns objectius més com assumir certs programaris o solucions que d’alguna manera gestionaven fins el moment el client i que érem coneixedors que els suposava una gran càrrega.
- Quina considera que va ser la clau de l’èxit del projecte “Gestionant projectes, gestionant persones”?
La clau va estar centrar-nos totalment en les PERSONES. Tant en l’usuari final com en la gestió de l’equip que anava a dur-lo a terme.
- Per què va decidir posar el focus en les persones a l’hora de fer el canvi de sistema operatiu?
A vegades quan fem canvis tecnològics ens centrem molt en que totes les qüestions tècniques estiguin impecables, en reduir temps, en fer processos àgils, etc., però a vegades oblidem que la visió de l’usuari pot ser molt diferent a la nostra i cal preguntar-li que necessita realment i que valora com a positiu. Sobretot en organitzacions com la nostra que el nostre client no “ens escull” per que li fem una feina, sinó que som un departament més de la seva corporació encarregada del manteniment dels equips.
- Com va organitzar a l’equip humà per motivar-lo amb el canvi de sistema operatiu?
Principalment en dos grans punts: planificant i treballant com un equip.
Planificant molt acuradament les tasques i els temps d’execució, donat que els tècnics havien de compaginar el seu dia a dia amb el projecte. No hi havia ningú dedicat en exclusivitat, així que la qualitat del servei actual no havia de ressentir-se.
Treballant com un equip únic transversal, tenint en compte que internament estem estructurats en unitats organitzatives diferents: fixant els objectius finals i que tot l’equip els conegués, fer-los partíceps del disseny i la planificació, fent reunions de seguiment, creant espais de col•laboració entre diferents equips interns, etc.
- Recomanaria a altres ens públics a prestar especial interès en les persones en els processos de transformació digital? Per què?
Amb total convenciment si. Al final som persones treballant per a persones.
És totalment imprescindible conèixer les necessitats dels nostres clients i saber que realment valoren. Un canvi del sistema operatiu client és pot encarar com un canvi tecnològic necessari que cal fer, però és molt més interessant plantejar-lo com una oportunitat per tal de donar un valor afegit. No estaríem satisfets de la feina realitzada, si no fos que el resultat de les enquestes van ser més que satisfactoris.
I per la part de l’equip intern, de la nostra gent, que més important que la satisfacció de pertinença a un grup on et sents valorat, important i que fas coses realment bones pels usuaris als que dones servei.
És mot significatiu i gratificant que, tal i com vam treballar, tot l’equip al final ens anéssim de celebració, oi?